Pellervo-Instituutti Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä seloste on päivitetty 28.2.2024

1. Rekisterinpitäjä

Pellervo-Instituutti Oy (jäljempänä ”PI”) Y-tunnus: 0851050-7
Simonkatu 6 (PL 77), 00101 Helsinki Puhelin: 045 642 1223

Sähköposti: pauli.keranen@pellervo.fi
Vastaamme kaikkiin rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin osoitteessa: pauli.keranen@pellervo.fi.

2. Rekisterin nimi

Pellervo-Instituutti Oy:n/PI-johtamiskoulun asiakasrekisteri (jäljempänä ”PI:n asiakasrekisteri”).

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai asiakkaan PI:lle antama toimeksianto. Käsittelyyn on aina oltava liiketoimintaamme perustuva oikeutettu etu.

PI:n asiakkaita ovat koulutus- tai kehittämistilaisuuksiin osallistuvat henkilöt sekä ne organisaatiot, jotka lähettävät ja/tai maksavat näiden henkilöiden osallistumisen. PI-johtamiskoulun liiketoimintaa on koulutus ja kehittäminen, ei henkilötietojen kerääminen. Käsittelemme henkilötietoja asiakasviestinnässä, laskuttamisessa, tilastoinnissa ja muussa liiketoiminnallisessa tarkoituksessa. Käsittelyn tarkoitus on asiakkuuden rakentaminen, hoitaminen ja kehittäminen, palveluiden tuottaminen ja personointi sekä markkinoinnin ja liiketoiminnan suunnitteleminen ja toteuttaminen.

Asiakasviestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

Tietojen luovuttaminen PI:n yhteistyökumppaneille voi tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat PI:n liiketoimintaa ja joihin PI:llä on oikeutettu etu.

4. Rekisterin tietosisältö

PI käyttää asiakasrekisterinsä ylläpidossa Elisan ylläpitämää Microsoft CRM-järjestelmää, Creamailer Oy:n kysely- ja ilmoittautumisjärjestelmää, Howspace Oy:n kurssijärjestelmää sekä OpenSpace Oy:n kurssi-ilmoittautumisjärjestelmää. PI:n asiakasrekisteri sisältää ja siellä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

• henkilön etu- ja sukunimi ja lähettävän/maksavan organisaation nimi
• henkilön ja lähettävän/maksavan organisaation sekä niiden vastuuhenkilöiden yhteystiedot (posti- osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• osallistumiset PI:n koulutuksiin ja tapahtumiin
• asiakkaan itse ilmoittamat personoivat tiedot (esim. oppimistarvekyselyn vastaukset)
• markkinointiin liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. muistiinpanot tapaamisista, asiakaspalvelutapahtumien tiedot)
• rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet
• syntymäaika
• kieli
• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai heitä edustavalta organisaatiolta koulutusilmoittautumisen yhteydessä sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja tapahtumien yhteydessä. Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

6. Evästeet ja selailun seuranta

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitieto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet (esim. Google Analyticsin avulla).

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi PI:n yhteistyökumppaneille, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat PI:n asiakasrekisterin käyttötarkoitusta, liiketoimintaa ja siihen pohjautuvaa oikeutettua etua. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämienvaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla, sekä historiallista tai tieteellistä tutki- musta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu ei-tunnistettavissa olevaan muotoon. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli PI myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulko- puolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

8. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävillä teknisillä keinoilla suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä PI tekee henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuvat ottamalla yhteys asiakaspalveluumme. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

PI kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. PI suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.